בהתאם לתקנה 2 לתקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה) -התשנ”ג – 1993, עובד חייב למלא כרטיס עובד (טופס 101) בתחילת העסקתו אצל מעסיק חדש וכן ב-1 לינואר של כל שנה שלאחר מכן. הטופס יכלול את פרטיו האישיים של העובד וכן מקורות הכנסה של העובד. כמו-כן, העובד מחויב לדווח למעסיק על כל שינוי שחל בפרטיו האישיים ולהצהיר על כך תוך שבוע ימים מהשינוי, זאת ע”י מילוי/עדכון טופס  101

כידוע, האחריות על נכונות הנתונים בטופס 101 הם של העובד. העובד חותם על הצהרה בסוף הטופס לגבי נכונות הנתונים ואי לכך יש להקפיד שהטופס חתום על ידי העובד. טופס שמילאו אותו כנדרש, אך לא נחתם, דינו כאילו לא מילאו את הטופס.

חישוב המס החל על העובד – לרבות הקלות, פטורים ותאום מס, מתבצע בהתאם להצהרת העובד בטופס וכן בהתאם למסמכים נוספים שמצורפים אליו, בהתאם להוראות. ועל כן, חשוב שהוא יהיה ממולא כנדרש וגם מעודכן. טופס 101 מתעדכן לעיתים ומהרגע שהוא מתעדכן, כל הגירסאות הקודמות הופכות ללא תקפים מאותו עת והלאה. ניתן להוריד ולהדפיס גירסה מעודכנת של טופס 101 באתר מס הכנסה:

 http://taxes.gov.il/Pages/TaxesFastForms.aspx

הבעיה

מעסיקים רבים מתעסקים היום עם בעיות במילוי הטופס על ידי העובד. חלק מהם משמיטים פרטים באי תשומת לב, חלקם שוכחים לציין אודות מקורות הכנסה נוספת שלהם או אפילו שוכחים לחתום ! בכל המקרים חשב השכר צריך לרדוף אחרי העובדים בכדי שימלאו את הטופס כנדרש, ולעיתים חייבים על פי הוראות מס הכנסה לנכות מס מקסימלי בהיעדר טופס 101 כנדרש. למרות שכמעת כל המעסיקים בארץ משתמשים היום בתוכנת שכר ממוחשבת ומאושרת ע”י מס הכנסה, עדיין יש צורך להפיץ טופס 101 מידי שנה לעובדים. ההקלה כאן, שניתן להדפיס טופס המכיל את כל הפרטים כפי שהם מופיעים במערכת השכר. במקרה של שימוש בטופס מתוכנת השכר, האחריות לעידכון הטופס הוא של בית התוכנה.

חידוש של רשות המיסים – פתרון מוצע

בכדי לייעל את תהליך העבודה של חשבי השכר אצל המעסיקים ולהקטין בצורה משמעותית מקרים בהם עובדים לא מילאו טופס 101 או שמילאו אותו באופן שגוי או חסר, מס הכנסה משיק אופציה למעסיקים המעוניינים, להצטרף להסדר מילוי טופס 101 אלקטרוני.

המעסיק ממלא בקשה להצטרפות ושולח לפקיד שומה שבו מתנהל תיק הניכויים שלו, עד חודשיים לפני תום שנת המס (עבור הצטרפות מהשנה שלאחר מכן). אם קבלת הבקשה במס הכנסה, המעסיק יקבל אישור הצטרפות בכתב עם הוראות מדייקות. האתר מאובטח ונגיש עם סיסמא ייחודית. פרטי המעביד יועלו לאתר והעובד יידרש להיכנס עם סיסמא אישית ייחודית. לא ייתכן מצב ששכחו לציין פרטים על הכנסות (חלק ד’ + ה’ של הטופס). טופס שלא ימולא כנדרש לא יוכל להיקלט במערכת.

באופן זה, המעביד יהיה פטור מלשמור קלסרים של טפסי 101 (הכול יהיה נגיש באתר) מה שיתרום לאיכות הסביבה, חסכון בניירת ומקום אחסון. בלחיצת כפתור המעסיק (או חשב השכר שלו) יוכל לגשת לנתונים בקלות. לא יהיה יותר צורך ברדיפה חוזרת אחרי עובדים למלא את הטופס כנדרש או לנכות מס מקסימלי למי שלא מילא את הטופס כנדרש.

ניתן להוריד ולהדפיס את הוראות להפקת טופס 101 אלקטרוני, אשר מכיל גם את הטופס בקשה של המעסיק להצטרף להסדר, כאן:

http://taxes.gov.il/IncomeTax/Pages/IncoeTaxMeidaMaasikim.aspx

יש לגלו מטה למסמך מתאריך 20.05.2012 (יש 2 מסמכים דומים מתאריך זה – מדובר ממסמך עם שם קצר יותר ובו 9 עמודים) עמודים 8 + 9 הם טופס הבקשה להצטרפות מעסיק להסדר זה.